Tips mengatasi Perusahaan atau Proyek yang rugi

Mengatasi proyek rugi bukan perkara yang mudah. Dibutuhkan kejelian dan kreatifitas dalam hal ide. Seperti yang telah diketahui bahwa proyek terutama konstruksi merupakan industri yang paling tinggi kompleksitasnya dan terdapat banyak sekali risiko yang apabila tidak dikelola dengan baik akan membuat proyek mengalami kerugian. Untuk mengatasinya diperlukan langkah sistematis untuk menemukan strategi untuk mengatasi kerugian proyek.

Akhir-akhir ini, untuk mendapatkan proyek dengan keuntungan yang cukup semakin sulit. Kompetisi yang ketat diantara sesama perusahaan konstruksi membuat turunnya margin jika ingin memenangkan tender proyek. Dengan kondisi tingkat kompetisi dan tingginya risiko yang dihadapi pada saat pelaksanaan, maka margin akan semakin kecil bahkan menjadi rugi. Untuk menyegarkan pikiran Anda tentang kerugian kontraktor ini adalah dapat sedikit refresh dengan membaca tulisan-tulisan sebelumnya:

1.       Faktor Kegagalan Kontraktor

2.      Keuntungan Kontraktor Gede?

3.      Faktor Utama Penyebab Kerugian Proyek Konstruksi

4.      Key thoughs for crisis leadership

5.       Apa itu project complexity?

Tulisan-tulisan serupa sebelumnya di atas memberikan kesimpulan tentang kerugian perusahaan konstruksi bahwa :

§  Proyek konstruksi merupakan industri yang memiliki kompleksitas yang tinggi

§  Terjadi banyak risiko pada proyek konstruksi

§  Kontraktor sering mengalami kerugian. Sehingga profit berdasarkan laporan keuangan dapat dikatakan cukup rendah

§  Kontraktor sering dalam posisi tawar yang rendah. Terlihat dari banyaknya kejadian unbalanced contract.

§  Lemahnya kemampuan leadership dan berfikir strategis dalam penyelesaian masalah-masalah di proyek.

§  Diperlukan langkah yang fokus dalam menghadapi situasi krisis

§  Berfikir positif tentang peluang dalam situasi yang krisis

Berbekal kesimpulan di atas, menurut saya perlu digarisbawahi bahwa dalam mengatasi risiko-risiko dan kerugian proyek, diperlukan suatu kepemimpinan yang strategis yang memahami pola, alur, struktur, perilaku, peluang dalam hal biaya proyek. Kepemimpinan yang strategis juga akan mampu membangkitkan motivasi tim untuk bangkit karena tim merasa telah mendapatkan jalan keluar atas situasi yang tidak nyaman atas kerugian proyek dan tentu saja tim akan mendapat tantangan untuk menjalankan strategi yang dibuat dalam rangka mencapai salah satu kesuksesan proyek.

Menemukan langkah yang strategis diperlukan dalam rangka bertindak fokus sebagai salah satu action dalam crisis leadership. Tanpa fokus maka rencana yang dibuat tidak akan berjalan dengan baik dan sasaran pencapaian menjadi kurang optimal. Tindakan yang fokus merupakan sikap yang harus ditempuh dalam rangka secepatnya keluar dari situasi krisis. Dalam tulisan ini berarti krisis terhadap masalah kinerja biaya proyek.

Pemimpin proyek yang baik, harus mampu memetakan situasi dan kondisi proyek dari aspek biaya termasuk struktur biayanya. Dalam pemetaan ini, hal yang sangat penting adalah dengan menghubungkannya dengan project life cycle atau siklus hidup proyek. Hal ini dikarenakan keberhasilan strategi biaya proyek sangat terkait dengan perjalanan fase proyek. Suatu strategi biaya dapat cocok pada beberapa fase tapi bisa jadi tidak cocok juga pada beberapa fase yang lain. Contoh sederhana adalah strategi melakukan VE. Strategi biaya ini akan cocok jika dilakukan pada fase sebelum proyek dimulai dan atau pada saat masa perencanaan proyek. VE sangat tidak tepat dilakukan pada saat pelaksanaan apalagi penutupan proyek.

Strategi biaya proyek juga harus memperhatikan resources yang ada. Strategi apapun dan bagaimanapun bagusnya tidak akan optimal jika tidak didukung oleh resources yang memadai. Sebagai contoh adalah jika strategi yang dianggap memiliki peluang besar adalah review design / VE. Maka harus diperhatikan bahwa ada anggota tin yang kompeten dalam melakukan hal ini.

Berdasarkan pengalaman dalam mengatasi proyek yang rugi, diperlukan langkah sistematis dalam rangka mendapatkan rencana tindak lanjut yang strategis dalam mengatasi proyek yang rugi. Dalam hal ini kerugian proyek sudah dapat diketahui sehubungan terjadinya risiko proyek. Langkah-langkah untuk mendapatkan rencana tindak lanjut yang strategis dan jitu adalah sebagai berikut:

1.      Pemetaan biaya sehingga didapat item biaya pareto dan dapat juga dikelompokkan bersamaan berdasarkan kelompok biayanya. (Material, upah, subkontraktor, alat, dan overhead)

2.      Identifikasi item pekerjaan rugi dan nilai kerugiannya dalam nilai dan prosentase. Lalu disusun rangking secara nilai dan prosentase

3.      Analisis penyebab kerugian yang utama dan besaran dampak yang ditimbulkannya

4.      Membuat  rencana-rencana tindak lanjut atau strategi atas kerugian yang terjadi berdasarkan hasil analisis penyebab dan besaran dampak.

5.      Memetakan strategi dalam hubungan antara tingkat kesulitan dan hasil yang diharapkan atau dapat juga membuat suatu simulasi perubahan kinerja biaya jika langkah yang direncanakan memiliki probabilitas keberhasilan tertentu.

6.      Review strategi atau langkah berdasarkan hasil pemetaan atau simulasi sebelumnya dengan orientasi pencapaian hasil yang optimum.

7.      Menentukan strategi prioritas berdasarkan hasil review dan simulasi ulang

8.      Evaluasi strategi secara periodik dengan memperhatikan fase proyek.

9.      Menyiapkan strategi-strategi lain apabila langkah yang telah ditetapkan kurang berhasil atau meleset dari perkiraan semula. Bahasa lainnya untuk tahap ini adalah menyiapkan plan b atau bahkan plan c.

Rangkaian tahapan di atas diperlukan apabila kerumitan dan kompleksitas yang terjadi sedemikian tidak memungkinkan untuk menggunakan langkah yang praktis berdasarkan pengalaman. Untuk masalah yang sederhana dapat menggunakan strategi praktis yang telah berhasil pada proyek sebelumnya.

Perlu diketahui bahwa tiap langkah di atas adalah penting. Kurang baiknya suatu langkah akan mempengaruhi kualitas langkah selanjutnya. Namun terdapat dua hal yang sangat krusial yaitu analisis penyebab kerugian dan eksplorasi langkah penanganan kerugian.

Penyebab kerugian bagaimanapun harus ditemukan dengan validitas data yang baik. Kesalahan langkah ini akan membuat langkah mencari rencana tindak lanjut akan menjadi sia-sia. Pada eksplorasi langkah untuk penanganan kerugian juga harus dilakukan secara kreatif. Diperlukan ide-ide brillian dan bersifat out of the box untuk dapat keluar dari kerugian. Beberapa prinsip ide-ide tersebut adalah:

§  Memperkecil kerugian pada item pekerjaan rugi yang besar.

§  Memperbesar peluang dan nilai keuntungan pada item pekerjaan pareto yang lain.

§  Mengubah pekerjaan rugi menjadi untung.

§  Menghilangkan pekerjaan rugi dan memunculkan pekerjaan untung.

§  Memperkecil uncertainty (ketidakpastian) biaya dan mengunci biaya yang sudah tinggi tingkat kepastiannya. Prinsip ini bertujuan untuk mengurangi kompleksitas pengendalian biaya agar biaya dapat lebih mudah dikendalikan terutama yang belum dikunci.

§  Menambah keuntungan proyek dari pemasukan lain-lain proyek.

§  Meningkatkan produktifitas produksi.

§  Meningkatkan efisiensi dalam operasional.

Menemukan ide-ide brilian dapat dimaksimalkan dengan melibatkan lebih banyak tim proyek dalam diskusi atau brainstorming di proyek. Berikan gambaran permasalahan yang baik sedemikian tim proyek memahami permasalahan yang ada lalu dengan motivasi  yang tepat dan situasi yang kondusif, biasanya ide brillian sering didapat.

Prinsip ide-ide di atas sudah tentu tidak boleh mengorbankan strandart dan target proyek dari sisi kehandalan design, target waktu, target kualitas, dan target safety. Sudah tidak jamannya untuk berusaha mengurangi kerugian dengan mengorbankan target kualitas dan waktu proyek karena hanya akan membuat trust yang sudah dibangun menjadi rusak. Jika perlu langkah strategis yang dibuat malah membuat target dapat dilampaui. Tidak gampang, namun tidaklah terlalu sulit jika kreatifitas dan leadership memadai dalam organisasi proyek.

Satu hal yang harus diperhatikan adalah seberapa bagus rencana yang dibuat tidak akan berhasil apabila hubungan dan komunikasi dengan pihak lain yang terkait dengan pelaksanaan proyek kurang dijalin dengan baik. Bagaimanapun rencana tersebut akan melibatkan interaksi yang cukup rumit yang berhubungan dengan manusia sebagai pelaku yang memiliki karakter yang berbeda-beda. Komunikasi yang baik dan terbuka akan memunculkan trust kepada para pelaku proyek. Ini akan menunjang dalam menjalankan strategi yang telah dibuat.

Diperlukan pula visi dan misi yang baik dan mulia dalam setiap memulai suatu rencana yang besar. Kesulitan dan hambatan dalam pelaksanaan akan selalu ada, namun visi dan misi yang mulia akan secara tidak disadari akan selalu mendampingi dalam menemukan solusi yang terkadang begitu dekat dengan masalah itu sendiri.

Hindari untuk bersikap serakah karena hanya akan membuka celah kegagalan dalam menjalankan strategi. Berfikir positif dalam tiap langkah dan berinteraksi akan membuat suatu keyakinan dalam setiap tahap dari rencana yang dilakukan. Selalu ada peluang dalam setiap masalah yang terjadi.

sumber : http://manajemenproyekindonesia.com/?p=670